Notion đã giúp mình quản lý cuộc sống như thế nào?

Thời đại thông tin hiện nay giúp chúng ta có cơ hội được tiếp cận tới nhiều nguồn thông tin hơn, từ báo đài, facebook, instagram, tiktok,.. hay tới những diễn đàn chia sẻ kiến thức như spiderum, medium… Tuy nhiên có 1 vấn đề mà mình (hay các bạn) đã phải đối mặt, đó là vấn đề về việc tiêu thụ thông tin; chúng ta càng ngày càng có nhiều thứ để quan tâm hơn (công việc, học hành, bạn bè, gia đình,..), cũng như là lập và theo dõi các mục tiêu của bạn thể, ở cả phương diện cá nhân hay sự nghiệp.

Thú thật là ngày xưa mình luôn có cảm giác mình phải dùng tới 7749 thứ để mình có thể manage được những thứ đang diễn ra xung quanh mình, cũng như là để lưu trữ những thứ mình đã đọc, đã tìm hiểu; từ việc sử dụng bookmark để lưu lại 1000 website mình thấy thú vị (để rồi không biết sau này có dịp mở nó ra không hay là nhìn vào đống bookmark ngán quá không đụng vào); lên kế hoạch vào sổ tay (mình vẫn sử dụng cách này, nhưng nó bị 1 yếu điểm là về lâu dài mình không tận dụng để thống kê được năng suất làm việc của mình như thế nào); sử dụng trello để quản lí công việc (trello là 1 phần mềm quản lí project rất hay, nhưng nó lại không đáp ứng đủ cho mình khi mình chạy nhiều dự án cùng 1 lúc); rồi những thứ hay ho này nọ mình tìm thấy lúc online, thứ thì lưu trong máy tính, thứ thì lưu lên trello,… Mình kiểu như 1 người bị control bởi mong muốn control mọi thứ.

Tuy nhiên, hiện tại với mình thì mọi thứ có lẽ đã được giải quyết, từ khi mình bắt đầu sử dụng Notion 1 cách bài bản, mình đã có thể giải tỏa (rất nhiều) stress, cũng như mọi thứ mình biết đã được hệ thống lại 1 cách có trật tự và mình có thể tìm những thứ mình cần bất cứ khi nào muốn; và dĩ nhiên, Notion còn giúp mình tăng hiệu suất cho công việc nữa.

Vì vậy, mình cũng muốn chia sẻ một chút kinh nghiệm của mình khi sử dụng Notion, để giúp các bạn đang gặp những vấn đề giống mình trước đây, hay những bạn muốn hệ thống lại những thứ không cuộc sống, công việc của bạn. Mình thực ra đã đi “sale” cho bạn bè về Notion từ rất lâu rồi, và nhận được những phản hồi rất tích cực, nên giờ mình muốn chia sẻ năng lượng Notion ra cho tất cả mọi người.

Điểm nổi bật của Notion mình thấy đó là:

– All in one

– Về cơ bản nó free, mình chưa bao giờ nghĩ là với những gì nó mang lại mà nó lại free được.

– Web base, bạn có thể dùng Notion trên app, web, máy tính; và nó đồng bộ với nhau.

– Dễ tùy biến và quản lí dữ liệu

– Dễ sử dụng

– Dễ dàng chia sẻ các template với nhau

– Cộng đồng Notion đông đảo & thân thiện

All in one – Tất cả trong một

Ưu điểm mạnh mẽ nhất của Notion chính là “tất cả dữ liệu trong một ứng dụng”.

Như mình nói ở trên, với mỗi nhu cầu khác nhau ngày xưa mình phải dùng mỗi thứ 1 cách, nên bị phân mảnh và thiếu sự nhất quán; giờ có Notion, mình có thể gom chung mọi thứ một chỗ, như:

Viết blog, nhật ký, viết essay, take note nội dung bất kì (recap sách, recap bài viết, recap video,…)
Lên To – do – list, kế hoạch hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm,… với lịch, deadline và nhắc nhở kèm theo.
Theo dõi thói quen, đánh giá hiệu quả (habit tracking)
Lập những danh sách những thứ thú vị như các website hữu ích, danh sách phim, danh sách bài viết,…
Làm Bullet Journal (phần này dành cho những bạn thích bay bổng này)

Còn rất nhiều ứng dụng khác mà Notion có thể giúp bạn làm được, chỉ cần có 1 óc sáng tạo thì mình nghĩ tiềm năng là vô hạn 😀

Dễ dàng tùy biến giao diện

1 điểm Notion làm rất tốt đó là ở việc khả năng customize cho giao diện của riêng bạn rất dễ, và rất đa dạng; sau khi đã làm quen với Notion, bạn có thể tự tạo ra nhiều cách để tạo ra 1 Notion-chỉ-của-riêng-bạn.

Notion có thể chia layout ra thành nhiều cột, nhiều format, ngoài ra, kho icon của Notion rất đa dạng để bạn có thể chọn lựa thoải mái, font chữ mặc định được hỗ trợ ở 3 style thoải cho bạn dùng luôn.

Hơn nữa, Notion có thể chỉnh Dark Mode – Light Mode tùy sở thích, cũng là 1 điểm rất hay.

Dễ dàng quản lí data

Notion cho phép chúng ta xem data có thể bằng 6 kiểu: Table, Board, Timeline, Calendar, List, Gallery, và với mỗi cách xem chúng ta sẽ ứng dụng vào các trường hợp khác nhau.

Bạn có thể thử xem mẫu mình được share ở link này để có thể trải nghiệm tận tay: https://www.notion.so/nhatnguyends/Task-Management-Template-Dark-2737081006d44c87bcdadb33b4b45ea6

Cùng với đó, chúng ta có sử dụng các trường thông tin (Property) để tăng khả năng quản lí dữ liệu.

Hệ thống thẻ (Tags) giúp phân loại dữ liệu. Ngay cả thứ tự tags cũng giúp cho bạn có thể quản lí data tốt hơn.

Thần khí Sort và Filter đưa việc quản lí data lên 1 tầm cao mới khi bạn có thể điều chỉnh thứ tự, và data nào hiện data nào ẩn tùy ý muốn.

Khả năng chia sẻ cực mạnh

Như bạn có thể thấy, Notion cung cấp cho chúng ta 1 kho template mẫu với nhiều format khác nhau cho từng mục đích, từ dành cho cá nhân (viết note, journal, habit tracking,…) cho tới quản lí dự án, quản lí team. Cả 1 bầu trời template cho bạn nghiên cứu.

Ngoài ra, Notion cung cấp tính năng Duplicate Template, nghĩa là nếu bạn tạo ra 1 template mà bạn thấy hay, bạn có thể publish template của bạn và share với mọi người, và ngược lại, bạn có thể Duplicate template của người khác về để sử dụng. Điều này giúp Notion tạo nên 1 cộng đồng cực kì lớn và mang tính sharing rất mạnh.

Bạn có thể search google với từ khóa “notion template“, hoặc có thể join các group về Notion để được chia sẻ, ví dụ như:

Group Notion Việt Nam (https://www.facebook.com/groups/1454041224987835)
Sub-reddit về Notion (https://www.reddit.com/r/Notion)

Nhược điểm của Notion

Có ưu thì cũng sẽ có nhược, Notion cũng không ngoại lệ, có 1 số điểm bạn nên biết đó là:

Vấn đề bảo mật chưa rõ ràng. Do đó, bạn đừng nên lưu trữ ở Notion các thông tin cá nhân quan trọng như Password hay tài khoản ngân hàng.
Một số ứng dụng chưa thể liên kết với Notion, phần tiền tệ hiện chưa có đơn vị VND, nên việc theo dõi thu chi bằng Notion cũng còn nhiều hạn chế.
Các mục và hướng dẫn của Notion phần lớn bằng tiếng anh, có thể gây trở ngại cho một số bạn khi bắt đầu.

Ngoài ra, có 1 việc nữa là bạn có thể dễ bị sa đà vào việc tân trang cho giao diện Notion của bạn, mà quên đi mất mục đích chính của nó: giúp bạn lưu trữ dữ liệu, và không phải nhớ nhiều.

1 số kênh hướng dẫn dùng Notion

Hướng dẫn của chị Chi Nguyễn a.k.a The Present Writter

Hướng dẫn của anh Phillip Le, ảnh là 1 photographer nên nếu bạn làm hoặc học ngành sáng tạo, xem ngay và luôn nhé.

Hướng dẫn của The Hanoi Chamomile

Lời kết

Nếu bạn đọc tới đây, nghĩa là bạn đã hoàn thành khóa Notion nhập môn rồi.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian ra đọc bài viết của mình.

Chúc bạn có thể sớm nâng cao hiệu cả công việc, quản lí cuộc sống bằng Notion nhé.

Nếu có bất kì thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với mình bàng cách comment bên dưới, hoặc inbox facebook nhé (link cũng bên dưới luôn).

Thân ái và chào quyết thắng!