Trong thế giới ngày càng phức tạp, việc quản lý thông tin cá nhân trở nên cực kỳ quan trọng. Nhằm tăng năng suất cho cuộc sống của bạn, gần đây Second Brain là một khái niệm được giới thiệu & đang dần phổ biến về hệ thống giúp bạn tổ chức, lưu trữ và sử dụng hiệu quả các kiến thức và thông tin mà bạn thu thập hàng ngày.
1. Tổng quan về Second Brain
Second Brain là gì
Building A Second Brain is a methodology for saving and systematically reminding us of the ideas, inspirations, insights, and connections we’ve gained through our experience. It expands our memory and our intellect using the modern tools of technology and networks.
Đây là khái niệm gốc trong cuốn sách Building a Second Brain của tác giả Tiago Forte, như vậy chúng ta có thể hiểu về Second Brain:
- là 1 hệ thống giúp lưu trữ thông tin hiệu quả
- giúp ta lọc thông tin dễ dàng và giúp tăng năng suất, sáng tạo
- sử dụng công nghệ để hỗ trợ
Tại sao chúng ta cần Second Brain
- dung lượng bộ nhớ của não chúng ta là có hạn
- bộ não của chúng ta nên là nơi để tạo ra ý tưởng, chứ không nên là nơi lưu trữ ý tưởng
- second brain sẽ giúp ta:
- ghi nhớ thông tin
- tránh quá tải thông tin, tránh tốn thời gian
- sử dụng thông tin hiệu quả hơn
Cách để tạo 1 Second Brain cho riêng bạn
Second Brain có thể được xây dựng dựa trên quy trình CODE == Capture – thu thập, Organize – tổ chức, Distill – chắt lọc, Express – diễn giải.
- Capture (ghi chú, take note) → tổng hợp thông tin
- các ghi chú nhanh và bookmarks của bạn (ví dụ: bài viết, mẹo vặt, video, danh sách việc vặt)
- Oganize (sắp xếp) → phân loại thông tin. Tác giả Tiago có sử dụng một phương pháp sắp xếp gọi là mô hình PARA (Projects, Areas, Resources, Archives) để phân loại các nội dung của ảnh theo 4 mục sau:
- Projects = những mục tiêu và các tác vụ cần hoàn thành trong thời gian ngắn, có deadline cụ thể (ví dụ: tổ chức sự kiện trước tháng 3)
- Areas = các lĩnh vực đang quan tâm và muốn thực hiện trong thời gian dài, không có deadline nhất định (chăm sóc sức khỏe, quản lý tài chính)
- Resources = sở thích và các nguồn tài nguyên lưu lại biết đâu cần dùng đến (sách, khóa học, podcast, công cụ)
- Archive = lưu trữ, xong việc rồi thì cất tạm vào góc (dự án đã xong, các tài liệu đã xử lý xong, các lĩnh vực tạm thời bỏ xó, sở thích cũ)
- Distill (chắt lọc), tóm tắt và ghi các ý chính của thông tin
- Express (trình bày ý tưởng). chia sẻ thông tin và kiến thức với cộng đồng. Chia sẻ kiến thức theo cách của bạn là một kiểu để ta ôn lại bài cũ và nâng cao các kỹ năng mềm như viết lách, tư duy phản biện.
2. Xây dựng Secrond Brain với Notion
Như có đề cập ở phần khái niệm, chúng ta sẽ sử dụng 1 công cụ kỹ thuật số để hỗ trợ cho việc xây dựng Second Brain của riêng mình, và 2 công cụ mà mình thường sử dụng nhất đó là Obsidian & Notion.
Việc sử dụng phần mềm nào đều tùy thuộc vào gu của bạn, mỗi phần mềm sẽ có những ưu nhược điểm riêng; nếu chưa biết nên bắt đầu với phần mềm nào, bạn có thể đọc qua bài viết này của mình để có thêm thông tin.
Với Obsdian mình đã có viết 1 bài giới thiệu về việc xây dựng Second Brain với Obsidian, bạn có thể đọc qua.
Với Notion, điểm mạnh để tận dụng làm Second Brain:
- giao diện thân thiện với người dùng
- có sự hỗ trợ bởi nhiều công cụ bên thứ 3 như Save to Notion
- có các tùy chỉnh thuận tiện cho việc liên kết các database với nhau
2.1. Capture (Ghi chú)
Bước này chúng ta sẽ ghi chép lại các suy nghĩ & thông tin mà bản thân cảm thấy hữu ích, đây là bước nạp các dữ liệu đầu vào Second Brain của chúng ta. Ở đây, bạn cần có hình dung rõ ràng về việc dữ liệu được ghi chép (capture) lại sẽ được sắp xếp như thế nào, nghĩa là ta cần có hệ thống Organize trước khi bắt đầu ghi chép để tránh dữ liệu bị phân mảnh.
Để hỗ trợ cho việc ghi chép thông tin, chúng ta có 1 công cụ hỗ trợ rất tiện lợi: Save to Notion extension; công cụ này sẽ giúp chúng ta thu thập các bài viết, video, post,… chỉ bằng 1 click chuột.
Với những ghi chú không mang tính hệ thống như journal, quick note,… chúng ta sẽ có nơi để lưu trữ riêng. Vì đây là những dử liệu lẻ, vì vậy sẽ cần hạn chế tạo nhiều.
2.2. Organize (Sắp xếp)
Đây là bước thứ 2, nhưng cần được thực hiện đầu tiên. Chúng ta sẽ áp dụng hệ thống PARA, các ghi chú ghi được lưu lại sẽ nằm trong hệ thống này bao gồm:
- Projects (Dự án): Đây là những dự án mà bạn đang và sẽ làm, nếu bạn đã đi làm thì có thể hiểu nó tương tự với các chiến dịch hoặc sản phẩm mà bạn sẽ làm trong 1 quý, 1 tháng, hoặc 1 sprint. Database này cần xác định rõ:
- thời gian kết thúc
- đầu ra muốn đạt được
- tỉ lệ các công việc (task) hoàn thành
- đánh giá kết quả
- Areas (Lĩnh vực): đây sẽ là database lớn hơn của Projects, các bạn có thể tham khảo mô hình The Circle of life để có thể tìm hiểu thêm có thể chia ra sao; ở đây mình sẽ gom lại thành 6 mục:
- Finance/ Wealth
- Health/ Fitness
- Friend/ Family/ Love
- Personal Development
- Study/ Career
- Entertainment
- Resources (Tư liệu): đây sẽ là nơi lưu trữ chính, các dữ liệu từ Save to Notion sẽ được đổ vào đây, phân loại theo Topic; cách setup như sau:
- tạo 1 db Topics
- tạo 1 db Resources
- liên kết db Topics với db Resources bằng Relation
- cài đặt Save to Notion, chọn vị trí lưu là db Resource, và 1 trường để chọn là Topics
- việc này sẽ giúp tối thiểu thời gian & các bước bạn cần làm để lưu lại thông tin, chỉ cần:
- mở bài viết muốn lưu
- click Save to Notion
- chọn Topic
- Archives (Lưu trữ): những thứ không còn sử dụng nữa và cần lưu kho.
2.3. Distill (Chắt lọc)
Sau khi đã có những dữ liệu thô & ý tưởng rồi, việc của chúng ta là sắp xếp & chắt lọc chúng thành những thông tin hữu dụng & dễ truy cứu, tập trung vào những gì quan trọng nhất. Ở đây chúng ta sẽ tập trung vào cách take note sao cho hiệu quả.
Các bạn có thể tham khảo bài viết Take Notes 2.0 của tác giả Nguyễn Đức Phương để tham khảo thêm 1 cách take note ở đây.
Với mình, mình thường sử dụng database Topics để chắt lọc thông tin, vì mình có xu hướng nhớ kiến thức theo keyword chính rồi mới tìm nội dung chi tiết. 1 template của Topic của mình sẽ có format như sau:
- Note: nơi để chắt lọc thông tin, đơn giản & ngắn gọn nhất có thể, có thể sử dụng table of content ở chỗ này với những Topics có khối lượng kiến thức nhiều
- Checklist: để lên danh sách các thứ mình muốn tìm hiểu thêm ở Topics này; ví dụ như với topics Notion, check list có thể là:
- thử tự tạo Notion template
- Notion formula là gì?
- làm sao để hướng dẫn Notion cho những người mới nhập môn mà không bị bối rối?
- Resource: view từ db Resource ra, filter theo Topics → mình sẽ chọn lại phần Filter mỗi khi có Topics mới
2.4. Express (Trình bày)
Bước này sẽ là bước chúng ta trình bày những gì mà chúng ta nghĩ là chúng ta biết/ hiểu cho người khác, và đây là mục tiêu quan trọng nhất của cả hệ thống Second Brain này, mình thường áp dụng phương pháp ELI5 (Explain like i’m five) – giải thích sao cho 1 đứa trẻ 5 tuổi cũng có thể hiểu được vấn đề.
Việc nói ra những thông tin mà mình có sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về những kiến thức mà ta biết, giúp kết nối dữ liệu lại hiệu quả (bằng cách trả lời những thắc mắc của đối phương)
3. Thử làm 1 hệ thống Second Brain cho riêng mình
Để xây dựng nên hệ thống Second Brain của riêng mình sẽ tốn 1 khoản thời gian đầu tư kha khá từ lúc bắt đầu cho tới lúc có được thành phẩm ưng ý.
Các bạn có thể tham khảo Template của Easlo nếu muốn tự tay làm 1 Second Brain cho riêng mình: https://www.notion.so/templates/second-brain
Nếu vừa mới bắt đầu, các bạn có thể thử dùng template này – 1 phiên bản tối giản hơn của Second Brain mà mình đã làm, trong lúc làm quen & xây dựng mẫu Second Brain của bản thân.
Trong trường hợp bạn muốn có 1 template Second Brain đã được setup sẵn, mình đã có 1 phiên bản được setup đầy đủ các bảng & bạn chỉ cần duplicate về là có thể sử dụng, cùng xem qua nhé: https://nateq.gumroad.com/l/second-brain
Lời Kết
Cảm ơn đã dành thời gian đọc hết bài viết của mình, mong chia sẻ của mình có thể giúp ích được cho bạn. Nếu có gì thắc mắc bạn có thể liên hệ với mình qua email nhatnguyen.work@gmail.com nhé, mình sẽ hỗ trợ hết mình.
